Okullarda Taşınır Mal Yönetmeliği Çerçevesinde Hangi Belge ve Cetveller Tutulmalıdır?

Okullardaki taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre, yönetmelikte geçen belge ve cetvellerden aşağıdakiler tutulmalı;

a) Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5) İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilâveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere düzenlenmeli, müze ve kütüphanelerdeki eserler için ise 5/A örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi kullanılmalı,

* Taşınır İşlem Fişleri en az üç nüshaolarak düzenlenip, her malî yılbaşında1den başlanmak üzere bir sıra numarası verilmeli, düzenlenen fişler dayanağını oluşturan belgenin tarihinden sonraki bir tarihi taşımalı,

* Taşınır İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hallerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış fişler kullanılmalı, düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılmalı, (Yönetmelik, md. 10)

b) Zimmet Fişi (Örnek: 6) Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin, bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde Zimmet Fişi düzenlenmeli,

* Kullanılmak üzere zimmetle verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeyip, bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Zimmet Fişleri, ilgili bölüm imzalanarak zimmetinden düşülen kişiye geri verilmeli ve Dayanıklı Taşınırlar Defterinde gerekli kayıtlar yapılmalı,

* Taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar, Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilmeli, bu taşınırlar Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verilmeli,

* Yetkili makamın onayına istinaden, kara taşıt ve iş makinelerinin; yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde (örnek: 6) numaralı Zimmet Fişi düzenlenmeli,

* Zimmet Fişine dayanılarak, Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılmalı, fişin birinci nüshası dosyasında saklanmalı, ikinci nüshası taşınırın zimmetle teslim edildiği görevlilere verilmeli,

* Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenip, taşınırlar ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilmeli,

c) Taşınır İstek Belgesi (Örnek: 7) Ambardan taşınır talep edildiğinde kullanılmak üzere düzenlenip, talepte bulunan birim yetkilisinin onayını taşımalı,

ç) Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8) Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenmeli, listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulup, diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından dosyasındasaklanmalı,

d) Taşınır Geçici Alındısı (Örnek: 9) muayene ve kabul işlemi derhâl yapılamayan hallerde, taşınırların geçici olarak teslim alınmasında düzenlenmeli, alındının birinci nüshası taşınırı teslim edene verilmeli,

* Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilen taşınırlar için (a) şıkkında tanımlanan Taşınır İşlem Fişi düzenlenip, bu Fişin tarih ve numarası geçici alındının dosyasında saklanan ikinci nüshası üzerine kaydedilmeli,

* Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilmeyen taşınırlarda ise ilgiliye verilen Taşınır Geçici Alındısı geri alınarak dosyasındaki ikinci nüshasıyla birleştirilmeli, alındının geri alınamaması halinde ikinci nüshası üzerine durumu belirtir açıklama yapılmalı,

e) Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı (Örnek: 10) taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi; hurdaya ayrılması ile canlı taşınırların ölmesi gibi nedenlerle kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenmeli,

* Birinci nüshası çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Taşınır İşlem Fişine, ikinci nüshası muhasebe birimine gönderilecek Taşınır İşlem Fişine eklenmeli, üçüncü nüshası ise dosyasında saklanmalı,

f) Ambar Devir ve Teslim Tutanağı (Örnek: 11) yetkililer arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde üç nüsha olarak düzenlenip, bir nüshası devredene, bir nüshası devir alana verilmeli ve üçüncü nüshası dosyasında saklanmalı,

g) Sayım Tutanağı (Örnek: 12) taşınırların sayım işlemlerinde taşınır II nci düzey detay kodu itibarıyla düzenlenmeli ve taşınırlar tutanağa taşınır kodu düzeyinde kaydedilmeli, Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ekine, bir nüshası da Taşınır İşlem Fişinin muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanmalı ve sayım tutanakları, dosyasında bir bütün olarak saklanmalı,

ğ) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (Örnek: 13) taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin yılsonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenmeli ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilmeli,

* Cetvelin Gelecek Yıla Devir sütununda gösterilen miktar, yılsonlarında sayım tutanaklarının Sayımda Bulunan Miktar sütununda gösterilen miktara eşit olmalı,

h) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek: 14) harcama biriminin taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından, harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenmeli ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilmeli,

j) Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli (Örnek: 17) kamu idaresinin taşınır kesin hesabının çıkarılmasına ilişkin işlemlerde taşınır hesap kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenip, taşınırlar Cetvele taşınır I inci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilmeli,

k) Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek: 18) kamu idarelerinin elinde bulunan veya müzelerdeki tarihi ve sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphanelerde bulunan yazma ve basma nadir eserler ve diğer materyallerin yönetim hesaplarının verilmesinde düzenlenmeli,

* Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetveller bilgisayar ortamında tutulup düzenlenmeli, (Yönetmelik, md. 10, 11, Ek: 1–18)

* Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilmelidir. (Bursa Teftiş)