Okul-Aile Birliği Genel Kurulu, yönetim kurulunun daveti ile her yıl en geç ekim ayının sonuna kadar, yeni açılan okullarda ise okul müdürünün daveti üzerine okulun açıldığı tarihten itibaren en geç iki ay içinde okulda toplanmalı,

* Toplantı yeter sayısı, yönetim ve denetim kurullarının asil ve yedek üye sayısının dört katından, öğrenci mevcudu 100’ün altında olan okullarda ise yönetim ve denetim kurullarının asil ve yedek üye sayısının iki katından az olmamalı (Yönet, md. 9),

* Yönetim kurulu; okul müdürü, öğretmenler kurulunca seçilen birer asil ve yedek müdür yardımcısı ve öğretmenin dışında, veliler arasından 4 asil, 4 yedek üyeden oluşmalı, öğrenci mevcudu 100’ün altında olan okullarda ise öğretmenler kurulunca seçilen bir asil, bir yedek müdür yardımcısı/ öğretmen dışında, veliler arasından seçilen 3 asil, 3 yedek üyeden oluşmalı ve ayda bir toplanmalı,

* Denetim kuruluna veliler arasından 2 asil, 2 yedek; öğretmenler arasından da birer asil ve yedek üye seçilmeli ve yılda iki defa toplanmalı (Yönet, md. 11–14),

* Yönetim Kurulunca;

a) Genel kurul tutanak dosyası
b) Yönetim kurulu karar defteri
c) Gelen-giden evrak defteri
d) Gelir-gider defteri
e) Harcama belgelerinin yer aldığı dosya
f) Yönetim kurulunca ihtiyaç duyulan diğer dosya ve kayıtlar
g) Malî mevzuat hükümlerine göre düzenlenen gelir makbuzu
h) Malî mevzuat hükümlerine göre düzenlenen gider makbuzu
i) Kantin, açık alan, salon ve benzeri yerlerin birliklerce işletilmesi

hâlinde oluşacak iktisadî işletmeler için 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca düzenlenen belgeler ve defterler usulüne göre tutulmalı, tutulan defter, dosya ve belgeler okulda muhafaza edilmeli (Yönet. Md. 20), (TD. 2573), (RG. 25642, 25831), (MEB. Strateji Gel. Bşk. 03.03.2006, 2006/ 18 nolu Genelge),

* Resmî okullarda birlik, kantin, açık alan, salon ve benzeri yerleri, eğitim-öğretimi aksatmayacak şekilde öncelikle işletmecilere kiralama usulü ile işlettirmeli veya işletmeli. Kiraya verilirse komisyonca muhammen bedel tespit edilmeli, komisyonca kiraya verilmeli,

* Kantin ve benzeri yerlerin kiralanmasında yapılacak ihalelerde, katılımcılardan ustalık belgesi istenmeli. Ancak katılımcıların hiç birisinin ustalık belgesi bulunmaması durumunda sertifika, kurs bitirme belgesi, kalfalık veya iş yeri açma belgelerinden en az birine sahip olma şartı aranmalı,

* Kantinde çalışacak personelin kimlikleri okul idaresince alınıp dosyalanmalı, işletenin yakını olsa dahi, idareden habersiz olarak yabancı kişilerin kantinlere girmesine kesinlikle izin verilmemeli, gerektiğinde personel değişiklikleri idarenin bilgisi dâhilinde yapılmalı,

* Öğrencilerin, kantin personelinin satış yaptığı bölmeye geçmeleri kesinlikle yasaklanmalı, bu konuda öğrenciler ve işletmeci uyarılmalı,

* Çalışanlar el, tırnak, giysi ve çevre temizliğine dikkat etmeli, görüntü kirliliği ve dağınıklıktan kaçınılmalı,

* Çalışanların periyodik sağlık (Portör) kontrolleri yaptırılmalı ve kontrol kartları denetlenmek üzere devamlı kurumda bulunmalı,
* Besinlerle bulaşan hastalıklara karşı gerekli tedbirler alınmalı, hijyen kurallarına uyulmalı ve kantinde obeziteye sebep olacak yiyeceklerin satılması önlenip, meyve, meyve suyu, süt, ayran, taze sebze satılması özendirilmeli (Ä°Y. 139), (TD. 2514), (MEB. Sağlık İş. D. Bşk. 2000/ 60 ve 2007/ 33 sayılı Genelgeler, 17.12.2007–3192 sayılı yazı)

* Okul Kantinleri; okul müdürü veya müdür yardımcısı, öğretmen, okul aile birliği yetkilisi, öğrenci meclisi başkanından oluşan komisyonunca ayda en az bir defa “Okul Kantin Denetim Formu”na uygun olarak denetlenmeli (Ä°Y.139), Ayrıca Okul Aile Birliği ile ilgili olarak yapılan tüm harcamalar mutlaka faturalandırılmalı,faturanlandırılma imkanı bulunmuyorsa yapılan harcamalar tutanak altına alınmalıdır.

Birliğin gelirlerinin, okulun bütçe disiplini çerçevesinde, eğitim-öğretim giderleri ile maddî imkânlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçları için harcanması esastır. Harcamalar, yönetim kurulu kararıyla belgeye dayalı olarak yapılır. Mal ve hizmet alımları, usulüne göre oluşturulacak komisyonlarca yapılır.

Banka hesabındaki paralar, okul müdürü, birlik başkanı ve muhasip üyenin müşterek imzalarıyla çekilir. Başkanın bulunmadığı zamanlarda başkan yardımcısı yetkilidir. Alınan demirbaşlar okulun demirbaş defterine kaydedilir ve ayniyat makbuzunun bir örneği harcama belgesine eklenir.

Genel olarak yapılacak tüm harcamalar için mutlaka yönetim kurulu kararı olması esastır. Birlik gelirlerinin dağıtımı yapılırken Okulda bulunan kantin, açık alan, salon ve benzeri yerlerinden sağlanan kira gelirlerinden arz bedeli düşüldükten sonra kalan net işletme gelirlerinin % 80 i birliğin, % 10 u ilçe millî eğitim müdürlüğünün, % 10 u il millî eğitim müdürlüğünün ilgili banka hesaplarına aktarılır. Büyükşehir statüsünde olmayan il merkezlerindeki birliklerde ise gelirin % 20 si il millî eğitim müdürlüğünün ilgili banka hesabına yatırılmasına dikkat edililir.

Ä°lgili Linkler:

Okul Aile Birliği Evrakları

Birlik Tıoplantı Tutanağı

Birliğin Oluşturulması