Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?

Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?
17-10-2010
Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?

Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?

Sorubak BilgiHer ilköğretim okulunda gelen yazıların kayıt alındığı "Gelen Evrak Kayıt", giden yazıların kayıt altına alındığı "Giden Evrak Kayıt Defteri" bulunması zorunludur.

Okullarda bulunması zorunlu bu defterler önce sayfa numarası verilmeli, her sayfasının üst bölümü (iki sayfanın birleştiği bölüm) okul mührü ile mühürlendikten sonra en son sayfaya "iş bu defter .......... sayfadan ibarettir."denilmek  suretiyle imzalanmalı ve mühürlenmelidir.Gelen Evrak Kayıt Defteri tüm okullarda tutulmalı ve okula gelen resmi yazılar tarih sırasıyla bu deftere kaydedilmelidir.

 Kayıt numaraları evrakın arka yüzlerine işlenmeli ve yazı ilk defa müdür tarafından okunup paraf edildikten sonra ‘gereği için; Md. BaşYardımcısı…..……..…’a, öğretmen……..…’e, şeklinde not düşülerek ilgilisine havale edilmelidir.

 Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, gelen yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmeli,

 Okula gönderilen resmi yazılara verilen cevaplar veya başka yerlere gönderilmek istenen yazılar Giden Evrak Kayıt Defteri’ne kaydedilerek numaralandırılmalıdır.

Cevap istenen yazılar zamanında ve usulüne uygun cevaplandırılmalı, yazılar cevaplandırılırken, gelen yazının tarih ve sayısına ilgi tutulmalıdır.
Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, giden yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmelidir.

Açıklama; İster gelen evrak defteri, isterse giden evrak defteri olsun, bu defterlere yazılar kaydedilirken, yazının sadece konusu yazılarak bırakılmamalıdır.

Çünkü evrak kayıt defterlerinde ‘yazının konusu’ diye bir bölüm yoktur, ‘yazının özü’ veya ‘yazının özeti’ diye bir bölüm vardır. Bu bölüme de yazının başlığında bulunan ‘konu’ yazılmamalı, okuyan her kişinin yazının içeriğinden, verdiği mesajdan anlayabileceği ne ise onun özeti yazılmalıdır.

Deftere bakarak, geçmiş yıllara ait bir yazıyı bulmak isteyen kişinin, aynı cins yazılar içinden istediği yazıyı rahatlıkla bulabilmesi için, yazının içeriğinin geniş ve düzgün bir şekilde deftere yazılması gerekir. Bu defterlere yazı kaydedilirken; ‘kutlama, toplantı, tören, duyuru, öğrenci nakli, sevk, afiş, sağlık, harcama, kimlik, dosya isteme, ...vs.’ gibi, içeriği anlaşılamayacak şekilde kısa ifadeler ile kaydedilmesi tamamen yanlıştır.

En basitinden bir kaç örnek verecek olursak; okula öğretmenler gününde yapılacak törenler ile ilgili bir genelge gönderilmiş ise, bu yazı deftere kaydedilirken sadece ‘öğretmenler günü’ veya ‘tören’ ya da ‘kutlama’ şeklinde yazılmayıp, en azından “Okullardaki öğretmenler günü tören ve kutlamalarının nasıl yapılacağına dair 2010/… sayılı genelge” şeklinde açıklama yazılmalı,

Bir öğrenci dosyası gönderme yazısı deftere kaydedilirken ‘Dosya gönderme’ veya ‘öğrenci nakli’ ya da ‘nakil’ şeklinde kaydedilmek yerine, “5/A sınıfı 345 no’lu Fatih KARANFİL’ in dosyasının gönderilmesi” şeklinde yazılarak, okuyan herkesin yazının içeriğini, kime ait olduğunu rahatça anlayabilmesi ve bu yazıyı arayan kimsenin defterden bunu rahatlıkla bulması sağlanmalı,

Kaydedilen yazının içeriği, deftere yazılan ifadeden anlaşılmalı ve yazının içeriğini öğrenmek için konulduğu dosyadan çıkarılarak kendisine bakmaya gerek duyulmamalıdır.
Gelen ve giden evrak defterleri arasında; gelen yazıya verilen cevabın ve giden yazıya alınan cevabın tarih ve kayıt numarası diğer deftere de yazılarak bağlantı kurulmalıdır. Evrak kayıt defterlerinin evrak kaydı yapılan en son sayfalarının altları, her yıl sonu, 31 Aralık tarihi itibariyle çizilmeli ve ‘2010...yılına ait …adet evrak kaydı yapılmıştır’ yazılarak kapatılmalı, imza ve mühür konularak onaylanmalı ve evrak kayıt numaraları her takvim yılı başında 01’den başlayarak yenilenmelidir (İY. Ek: 14/a:17).

Açıklama; Kullanım açısından; gelen ve giden evrakın kaydedilmesi için birleştirilmiş bir defter tutulması yerine ayrı, ayrı defterler tutulması daha uygundur. Çünkü bir sayfası gelen evrak kaydı için, diğer sayfası giden evrak kaydı için kullanılan bir defterin çoğunlukla gelen evrak kayıt bölümü kısa sürede dolmakta, giden evrak kayıt bölümü boş kalmakta ve defterde dengesizlik oluşmaktadır. Bu düzensizliği önlemek için defterlerin ayrı, ayrı defterler halinde tutulması doğru olur.

Sorubak.Com

Eğitim Yöneticisi

YORUMLAR

Yorum

Henüz Yorum Yok.

* Zorunlu Alanlar
 
Bold Italic Underline Strike Quote Line Bullet Numeric
 
Smile Sad Huh Laugh Mad Tongue Crying Grin Wink Scared Cool Sleep Blush Unsure Shocked
 
1000
5+9=?
 
Sorunun Cevabı:
 
resim

GÜNCEL SORULAR VE CEVAPLAR

Sürekli güncellenen içeriği ile kendini daima yeni tutabilen sınav siteniz sorubak.com
resim

EN GÜNCEL EĞİTİM HABERLERİ

Eğitim alanında ki en güncel haberlere anında erişim sağlayabilirsiniz.
resim

KULLANICI DOSTU ARAYÜZ

Web sitemizde yer alan içeriklere kolay ulaşabilmeniz için arayüzü özenle tasarladık.
resim

GÜNCEL SORULAR VE CEVAPLAR

Sorubak.com olarak tüm sınavlar hakkında detaylı bilgileri web sitemize özenle ekliyoruz.