Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır? (Sorubak) Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır? (Sorubak)
Sorubak.Com


Sponsorlu Bağlantılar
 

Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?

Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?

[Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır? Googleda Ara...]
Ekleme Tarihi:  17-10-2010 Bu Haber:  22078 defa okundu. Yazdır

Sorubak BilgiHer ilköğretim okulunda gelen yazıların kayıt alındığı "Gelen Evrak Kayıt", giden yazıların kayıt altına alındığı "Giden Evrak Kayıt Defteri" bulunması zorunludur.

Okullarda bulunması zorunlu bu defterler önce sayfa numarası verilmeli, her sayfasının üst bölümü (iki sayfanın birleştiği bölüm) okul mührü ile mühürlendikten sonra en son sayfaya "iş bu defter .......... sayfadan ibarettir."denilmek  suretiyle imzalanmalı ve mühürlenmelidir.Gelen Evrak Kayıt Defteri tüm okullarda tutulmalı ve okula gelen resmi yazılar tarih sırasıyla bu deftere kaydedilmelidir.

 Kayıt numaraları evrakın arka yüzlerine işlenmeli ve yazı ilk defa müdür tarafından okunup paraf edildikten sonra ‘gereği için; Md. BaşYardımcısı…..……..…’a, öğretmen……..…’e, şeklinde not düşülerek ilgilisine havale edilmelidir.

 Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, gelen yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmeli,

 Okula gönderilen resmi yazılara verilen cevaplar veya başka yerlere gönderilmek istenen yazılar Giden Evrak Kayıt Defteri’ne kaydedilerek numaralandırılmalıdır.

Cevap istenen yazılar zamanında ve usulüne uygun cevaplandırılmalı, yazılar cevaplandırılırken, gelen yazının tarih ve sayısına ilgi tutulmalıdır.
Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, giden yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmelidir.

Açıklama; İster gelen evrak defteri, isterse giden evrak defteri olsun, bu defterlere yazılar kaydedilirken, yazının sadece konusu yazılarak bırakılmamalıdır.

Çünkü evrak kayıt defterlerinde ‘yazının konusu’ diye bir bölüm yoktur, ‘yazının özü’ veya ‘yazının özeti’ diye bir bölüm vardır. Bu bölüme de yazının başlığında bulunan ‘konu’ yazılmamalı, okuyan her kişinin yazının içeriğinden, verdiği mesajdan anlayabileceği ne ise onun özeti yazılmalıdır.

Deftere bakarak, geçmiş yıllara ait bir yazıyı bulmak isteyen kişinin, aynı cins yazılar içinden istediği yazıyı rahatlıkla bulabilmesi için, yazının içeriğinin geniş ve düzgün bir şekilde deftere yazılması gerekir. Bu defterlere yazı kaydedilirken; ‘kutlama, toplantı, tören, duyuru, öğrenci nakli, sevk, afiş, sağlık, harcama, kimlik, dosya isteme, ...vs.’ gibi, içeriği anlaşılamayacak şekilde kısa ifadeler ile kaydedilmesi tamamen yanlıştır.

En basitinden bir kaç örnek verecek olursak; okula öğretmenler gününde yapılacak törenler ile ilgili bir genelge gönderilmiş ise, bu yazı deftere kaydedilirken sadece ‘öğretmenler günü’ veya ‘tören’ ya da ‘kutlama’ şeklinde yazılmayıp, en azından “Okullardaki öğretmenler günü tören ve kutlamalarının nasıl yapılacağına dair 2010/… sayılı genelge” şeklinde açıklama yazılmalı,

Bir öğrenci dosyası gönderme yazısı deftere kaydedilirken ‘Dosya gönderme’ veya ‘öğrenci nakli’ ya da ‘nakil’ şeklinde kaydedilmek yerine, “5/A sınıfı 345 no’lu Fatih KARANFİL’ in dosyasının gönderilmesi” şeklinde yazılarak, okuyan herkesin yazının içeriğini, kime ait olduğunu rahatça anlayabilmesi ve bu yazıyı arayan kimsenin defterden bunu rahatlıkla bulması sağlanmalı,

Kaydedilen yazının içeriği, deftere yazılan ifadeden anlaşılmalı ve yazının içeriğini öğrenmek için konulduğu dosyadan çıkarılarak kendisine bakmaya gerek duyulmamalıdır.
Gelen ve giden evrak defterleri arasında; gelen yazıya verilen cevabın ve giden yazıya alınan cevabın tarih ve kayıt numarası diğer deftere de yazılarak bağlantı kurulmalıdır. Evrak kayıt defterlerinin evrak kaydı yapılan en son sayfalarının altları, her yıl sonu, 31 Aralık tarihi itibariyle çizilmeli ve ‘2010...yılına ait …adet evrak kaydı yapılmıştır’ yazılarak kapatılmalı, imza ve mühür konularak onaylanmalı ve evrak kayıt numaraları her takvim yılı başında 01’den başlayarak yenilenmelidir (İY. Ek: 14/a:17).

Açıklama; Kullanım açısından; gelen ve giden evrakın kaydedilmesi için birleştirilmiş bir defter tutulması yerine ayrı, ayrı defterler tutulması daha uygundur. Çünkü bir sayfası gelen evrak kaydı için, diğer sayfası giden evrak kaydı için kullanılan bir defterin çoğunlukla gelen evrak kayıt bölümü kısa sürede dolmakta, giden evrak kayıt bölümü boş kalmakta ve defterde dengesizlik oluşmaktadır. Bu düzensizliği önlemek için defterlerin ayrı, ayrı defterler halinde tutulması doğru olur.

Sorubak.Com

Eğitim Yöneticisi


 
SPONSORLU BAĞLANTILAR

Mevzuat Haberleri        Güncel Haberleri            KPSS Haberleri         SBS Haberleri
ALS Haberleri               TUS Haberleri                 ÜDS Haberleri           DGS Haberleri
YÖS Haberleri               YGS-LYS Haberleri        KPDS Haberleri         YDS Haberleri
PMYO Haberleri           AİO-AÖL Haberleri       MTSS Haberleri        Diğer Sınav Haberleri


 
akif gültekin - 12.08.2013 - 05:17 - Okullarda Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri nasıl doldurulmalıdır?
Bilgilendirmeleriniz çok özgün ve açıklayıcı olmuş teşekkürler..
Bu Haberle İlgili Toplam 1 Yorum Yapıldı.

UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış, Türkçe karakter kullanılmayan ve tamamı büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır. Ayrıca suç teşkil edecek hakaret içerikli yorumlar hakkında muhatapları tarafından dava açılabilmektedir.

İsminiz
E-Mailiniz
Görüş/Öneri/İstek
Kodu Giriniz

 
.


SPONSORLU BAĞLANTILAR

BENZER HABERLER
2013-2014 yıl sonu (seminer konuları) mesleki çalışmaları
 
MEB İş Günü Çalışma Takvimi 2014-2015
 
675 Bin Tablet Dağıtımına Başlanıyor
 
2.dönem 1.2.3.4.sınıf zümre toplantı tutanakları 2013-2014
 
2014 şubat öğretmen ataması minimum puanları yayımlandı.
 
Liselerde Yıl Sonu Başarı Puanı Nasıl Hesaplanır?
 
Lisede 2.dönem kaç zayıfla sınıfta kalınır? Yeni Sistem
 
MEB 2013 Kasım ayında öğretmen ataması yapacak.
 
2013 öğretmenlik için ek atama başvuru ve atama duyurusu
 
Lisede 3 zayıf notu olan öğrenci sınıftan geçti.
 
Tümünü Göster
SON HABERLER
2014-2015 KYK yurt başvuruları için tıklayınız
  2014-2015 KYK yurt başvuru tarihleri, 2014-2015 yurtkur burs başvurula
2014 DGS sonuçları açıklandı
  19 Temmuz 2014 tarihinde yapılan 2014-DGS Sınavı’nın değerl
2014 KPSS Öğretmenlik Alan Bilgisi (ÖABT) Sınav Sonuçları
  2014-KPSS Öğretmenlik Alan Bilgisi (ÖABT)Sınav Sonuçl
KPSS'de, 4 kadro için yüksek lisans bilgisi alınacak
  KPSS tercihleri sırasında 4 kadro için bazen yüksek lisans
2014 YGS-LYS Sonuçları Açıklandı
  Yükseköğretime sınavsız geçiş hakkı bulunan adaylar i
 
Online Deneme / Blog / Sorubak Plan / YGS Taban Puanları/ Sorubak Oyun / Sorubak Rehberlik / Sorubak Şiir / Sorubak Video

 1.SINIF DOKÜMANLARI

2.SINIF DOKÜMANLARI 

3.SINIF DOKÜMANLARI

4.SINIF DOKÜMANLARI 

5.SINIF DOKÜMANLARI

6.SINIF DOKÜMANLARI 

7.SINIF DOKÜMANLARI 

8.SINIF DOKÜMANLARI 

 1.Sınıf Zümre Toplantıları
 2.Sınıf Zümre Toplantıları
 3.Sınıf Zümre Toplantıları
 4.Sınıf Zümre Toplantıları
 5.Sınıf Zümre Toplantıları

 6.Sınıf Zümre Toplantıları
 7.Sınıf Zümre Toplantıları

 8.Sınıf Zümre Toplantıları

1.Sınıf Veli Toplantıları
2.Sınıf Veli Toplantıları
3.Sınıf Veli Toplantıları
4.Sınıf Veli Toplantıları
5.Sınıf Veli Toplantıları

6.Sınıf Veli Toplantıları
7.Sınıf Veli Toplantıları

8.Sınıf Veli Toplantıları

1.Sınıf Performans Görevleri
2.Sınıf Performans Görevleri
3.Sınıf Performans Görevleri
4.Sınıf Performans Görevleri
5.Sınıf Performans Görevleri

6.Sınıf Performans Görevleri
7.Sınıf Performans Görevleri
8.Sınıf Performans Görevleri

1.Sınıf Ders Sunuları
2.Sınıf Ders Sunuları
3.Sınıf Ders Sunuları
4.Sınıf Ders Sunuları
5.Sınıf Ders Sunuları

6.Sınıf Ders Sunuları
7.Sınıf Ders Sunuları

8.Sınıf Ders Sunuları

1.Sınıf Çizgi Çalışmaları
 1.Sınıf Deneme Sınavları
 ELAT Ses Çalışmaları
 İNORM Ses Çalışmaları
 UKIYSD Ses Çalışmaları

 ÖBÜŞZÇ Ses Çalışmaları
 GCPH Ses Çalışmaları

 ĞVFJ Ses Çalışmaları

Gizlilik Politikası Copyright © 2008-2014 Tüm Hakları Saklıdır. Telif Hakkı/İletişim/Site Map


Sınava Hazırlık
İyiler İyidir. (Seyit Nesemi)
Lütfen İndirdiğiniz Dosyaları Virüs Taramasından geçiriniz.