Büro İşleri Yönünde Okullarda Yapılacak Çalışmalar (sorubak)-

Büro İşleri Yönünde Okullarda Yapılacak Çalışmalar (sorubak)- - Sorubak.Com Büro İşleri Yönünde Okullarda Yapılacak Çalışmalar (sorubak)- - Sorubak.Com

SPONSORLU BAĞLANTILAR

MEB Sınavlar	Belirli Gün Haftalar	Egzersiz Çalışmaları
Sosyal Kulüpler	Rehberlik	İdareciler İçin
İzcilik Dökümanları	Formlar-Çizelgeler	İlk okuma yazma
Seminer Çalışmaları	Mevzuat	Her Telden
Atatürk	Genel Dökümanlar	Yararlı Programlar
Belirli Gün Hafta Şiirleri	Zümre Toplantıları(Branş)	İletişim

(Gelişmiş Arama)

Yöneticilerin Aylık Çalışma Planları

Yönetici Dökümanları | Genel Çalışmalar | Eylül Ayı | Ekim Ayı | Kasım Ayı | Aralık Ayı | Ocak Ayı | Şubat Ayı | Mart Ayı | Nisan Ayı | Mayıs Ayı | Haziran Ayı | Temmuz Ayı | Ağustos Ayı |

İlköğretim Kurumlarında Yapılacak Çalışmalar

Fiziki Durum Yönünden | Eğitim Durumu Yönünden | Öğretim Durumu Yönünden | Büro İşleri Yönünden | Öğrenci İşleri Yönünden | Personel İşleri Yönünden | Hesap İşleri Yönünden | Taşınır Mal İşleri Yönünden | Kısaltmalar |

D ) BÜRO İŞLERİ YÖNÜNDEN

01) Yönetim işleri ve Büro Memurları’nın görevleri ayrıntılı şekilde belirlenmeli ve öğretim yılı başında kendilerine yazılı olarak tebliğ edilmeli (7201 sy. Tebligat Kanunu RG. 10139),

* Memurların çalışmaları, idareciler tarafından periyodik şekilde kontrol edilmeli (İY. 77),

* İlköğretim Kurumları Yönetmeliğinin 102. maddesinde belirtildiği üzere, Ek: 14 listedeki defter ve dosyalardan okulun özelliğine ve kullandığı teknolojiye göre gerekli olanlar belirlenip, temin edilmeli,

* Önceki yönetmeliklere göre okulda tutulmuş, ancak yeni yönetmeliğin Ek: 14 listesinde yer almayan, eski, yürürlüğü bulunmayan defter ve dosyalar işlemden kaldırılmalı,

* Bütün defterlerin sayfalarının birleştiği yer, okul mührü ile mühürlenmeli, defterlere ilk sayfadan başlayarak sayfa numaraları yazılmalı ve defterin kaç sayfa olduğu belirtilerek onaylanmalıdır.

Açıklama; Çeşitli tip ve büyüklükteki tüm okullarda bu defter ve dosyaların hepsinin tutulmasına gerek olmadığından, okullarda sadece kendilerine gerekli olanlar tutulmalıdır.

02) Gelen Evrak Kayıt Defteri tüm okullarda tutulmalı ve okula gelen resmi yazılar tarih sırasıyla bu deftere kaydedilmeli,

* Kayıt numaraları evrakın arka yüzlerine işlenmeli ve yazı ilk defa müdür tarafından okunup paraf edildikten sonra ‘gereği için; md.yrd…..……..…’a, öğretmen……..…’e, şeklinde not düşülerek ilgilisine havale edilmeli,

* Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, gelen yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmeli,

* Okula gönderilen resmi yazılara verilen cevaplar veya başka yerlere gönderilmek istenen yazılar Giden Evrak Kayıt Defteri’ne kaydedilerek numaralandırılmalı,

* Cevap istenen yazılar zamanında ve usulüne uygun cevaplandırılmalı, yazılar cevaplandırılırken, gelen yazının tarih ve sayısına ilgi tutulmalı,

* Kayıt defterine yazının geniş bir özeti yazılmalı, bakıldığında, giden yazının içeriğinin ne olduğu, yazının kendisine dahi bakmayı gerektirmeyecek ve ikileme neden olmayacak kadar açık ve anlaşılır şekilde görünmelidir.

Açıklama; İster gelen evrak defteri, isterse giden evrak defteri olsun, bu defterlere yazılar kaydedilirken, yazının sadece konusu yazılarak bırakılmamalıdır.

Çünkü evrak kayıt defterlerinde ‘yazının konusu’ diye bir bölüm yoktur, ‘yazının özü’ veya ‘yazının özeti’ diye bir bölüm vardır. Bu bölüme de yazının başlığında bulunan ‘konu’ yazılmamalı, okuyan her kişinin yazının içeriğinden, verdiği mesajdan anlayabileceği ne ise onun özeti yazılmalıdır.

Deftere bakarak, geçmiş yıllara ait bir yazıyı bulmak isteyen kişinin, aynı cins yazılar içinden istediği yazıyı rahatlıkla bulabilmesi için, yazının içeriğinin geniş ve düzgün bir şekilde deftere yazılması gerekir.

Bu defterlere yazı kaydedilirken; ‘kutlama, toplantı, tören, duyuru, öğrenci nakli, sevk, afiş, sağlık, harcama, kimlik, dosya isteme, ...vs.’ gibi, içeriği anlaşılamayacak şekilde kısa ifadeler ile kaydedilmesi tamamen yanlıştır.

En basitinden bir kaç örnek verecek olursak; okula öğretmenler gününde yapılacak törenler ile ilgili bir genelge gönderilmiş ise, bu yazı deftere kaydedilirken sadece ‘öğretmenler günü’ veya ‘tören’ ya da ‘kutlama’ şeklinde yazılmayıp, en azından “Okullardaki öğretmenler günü tören ve kutlamalarının nasıl yapılacağına dair 2007/… sayılı genelge” şeklinde açıklama yazılmalı,

Bir öğrenci dosyası gönderme yazısı deftere kaydedilirken ‘Dosya gönderme’ veya ‘öğrenci nakli’ ya da ‘nakil’ şeklinde kaydedilmek yerine, “5/A sınıfı 345 no’lu Fatih KARANFİL’ in dosyasının gönderilmesi” şeklinde yazılarak, okuyan herkesin yazının içeriğini, kime ait olduğunu rahatça anlayabilmesi ve bu yazıyı arayan kimsenin defterden bunu rahatlıkla bulması sağlanmalı,

Kaydedilen yazının içeriği, deftere yazılan ifadeden anlaşılmalı ve yazının içeriğini öğrenmek için konulduğu dosyadan çıkarılarak kendisine bakmaya gerek duyulmamalıdır.)

* Gelen ve giden evrak defterleri arasında; gelen yazıya verilen cevabın ve giden yazıya alınan cevabın tarih ve kayıt numarası diğer deftere de yazılarak bağlantı kurulmalı,

* Evrak kayıt defterlerinin evrak kaydı yapılan en son sayfalarının altları, her yıl sonu, 31 Aralık tarihi itibariyle çizilmeli ve ‘200...yılına ait …adet evrak kaydı yapılmıştır’ yazılarak kapatılmalı, imza ve mühür konularak onaylanmalı ve evrak kayıt numaraları her takvim yılı başında 01’den başlayarak yenilenmelidir (İY. Ek: 14/a:17).

Açıklama; Kullanım açısından; gelen ve giden evrakın kaydedilmesi için birleştirilmiş bir defter tutulması yerine ayrı, ayrı defterler tutulması daha uygundur. Çünkü bir sayfası gelen evrak kaydı için, diğer sayfası giden evrak kaydı için kullanılan bir defterin çoğunlukla gelen evrak kayıt bölümü kısa sürede dolmakta, giden evrak kayıt bölümü boş kalmakta ve defterde dengesizlik oluşmaktadır. Bu düzensizliği önlemek için defterlerin ayrı, ayrı defterler halinde tutulması doğru olur.)

Devamı>>>>>