Başarı notlarının hesabından sonra yapılması gereken öğrencilerin başarı notlarına göre o dersi geçip geçmediğinin belirlenmesi işlemidir. Diğer bir deyişle öğrencinin o dersten aldığı başarı notunun neyi ifade ettiğinin açıklanması yani harf notlarına dönüştürülmesi işlemidir. Merkezi açıköğretim ve uzaktan eğitim sistemiyle öğretim yapılan bölüm ve programlarda aşağıdaki harf notları kullanılmaktadır. Bu harf notları ve harf notlarının anlamları şunlardır:
AA: Geçer
AB: Geçer
BA: Geçer
BB: Geçer
BC: Geçer
CB: Geçer
CC: Geçer
CD: Koşullu Geçer
DC: Koşullu Geçer
DD: Koşullu Geçer
FF: Tekrar
Kullanılan Diğer Harf Notları
• YT (Yeterli) ve YZ (Yetersiz) notları, ilgili Birim Yönetim Kurulunun kararı ve Senatonun onayıyla not ortalamalarına katılması uygun görülmeyen derslerde başarının gösterilmesi için kullanılır. Böyle bir derste yeterli başarı gösteren öğrenciye YT, gösteremeyen öğrenciye YZ notu verilir.
• EK (Eksik) notu, dersin gereklerini zamanında tamamlayamayan öğrenciye verilir. Bu notu alan öğrenci, eksiklerini bir sonraki dönemin başlamasından önce tamamlamak zorundadır. Verilen süre içinde eksiklerini tamamlayan öğrenciye, yeni bir not verilir. Öğrencinin eksiğini tamamlamaması halinde, EK notu o ders için hangi harf notlarının kullanıldığına bağlı olarak FF veya YZ notuna dönüştürülür. EK notu, yerine yeni bir not belirlenene kadar not bildirimi belgelerinde gösterilir, daha sonra gösterilmez.
• MU (Muaf) notu, dikey ve yatay geçiş ile gelen öğrencilerin önceki Yükseköğretim Kurumunda alıp başarmış olduğu ve ilgili Birimin Yönetim Kurulunca muaf tutulması uygun görülen dersler için verilir.
• KL (Kaldırıldı) notu, programdan kaldırılması ve karşılığı gösterilmemesi nedeniyle öğrencilerin sorumlu tutulmayacağı dersler için verilir.
• SD (Sorumlu Değil) notu, yapılan ders intibakı sonucu öğrencinin sorumlu olmayacağı dersler için verilir.
• DV (Devam Ediyor) notu, bir dönemden uzun süreli bir dersin henüz tamamlanmadığı dönemin sonunda, derse devam etmekte olan öğrencilere verilir.
• DZ (Devamsız) notu, devam koşulunu sağlayamayan öğrencilere verilir. Bu öğrenciler dönem sonu değerlendirilmesine alınmazlar. DZ notu, FF veya YZ notu ile eşdeğerdir.